• OLASServer, la componente central de almacenamiento de OLASLink for SAP, está construida como un servidor de alto rendimiento con mínimos requerimientos de hardware. Toda su funcionalidad está auto contenida y no requiere de framework, aplicaciones o bases de datos externas. Cualquier versión de Windows, desde Windows 2000 professional, es capaz de ejecutar OLASServer, por lo que no es necesario una versión específica del sistema operativo.
  

• Las tareas de administración son prácticamente nulas y se realizan a través de OLASAdmin, una herramienta auto contenida basada en web que permite la administración remota.
  

• La instalación de OLASServer y configuración de los repositorios y tipos de documento de SAP se realiza en cuestión de minutos!.

• OLASLink for SAP se licencia con respecto al uso de OLASServer, basándose exclusivamente en el tamaño total de archivos y documentos que éste maneja. La licencia para un espacio determinado garantiza un número ilimitado de repositorios, de sistemas SAP y de usuarios.

• Si se utiliza OLASStation para la captura de documentos y procesado de OCR, u OLASWeb para el acceso basado en web a los documentos de SAP, será necesaria otro tipo de licencia. También para la utilización de medios ópticos automáticos (jukeboxes) podría ser necesario otras licencias.

• Los documentos, tanto imágenes escaneadas, faxes, archivos adjuntos a e-mails o ficheros de office, almacenados en OLASServer pueden ser enlazados a datos transaccionales de SAP. Esto mejora la calidad de los procesos de negocio dentro de las aplicaciones de SAP, ya que toda esta información asociada está disponible a los usuarios autorizados de SAP desde cualquier parte del mundo.
  Estos documentos pueden ser el resultado de un proceso de negocio o ser producidos por cualquier aplicación de SAP, como por ejemplo una confirmación de pedido, y automáticamente ser almacenados en OLASServer y enlazados a los datos transaccionales. De igual manera podrían ser utilizados para arrancar un nuevo proceso de negocio. En este aspecto los siguientes escenarios están disponibles:
  
  • Los documentos de entrada pueden ser escaneados con etiquetas de código de barras para posteriormente ser enlazados a los datos transaccionales especificados en el código de la etiqueta, tanto en procesos de entrada como de modificación.
    
  • El documento puede ser escaneado o añadido a OLASServer y enlazado con datos transaccionales al mismo tiempo en que es creado o modificado por la transacción de SAP.
    
  • Con OLASLink for SAP y la tecnología de workflow de SAP, los procesos de negocio pueden ser arrancados de forma fácil y eficiente por documentos externos.
  • Con OLASStation, los documentos pueden ser escaneados o seleccionados automáticamente desde directorios para ser asignados aun tipo de documento específico. Cada tipo de documento en OLASStation está enlazado a un tipo de documento SAP que puede ser asociado a un proceso de workflow. Si OLASStation aplica OCR a los documentos, los datos identificados pueden ser pasados al contenedor de workflow. Este escenario abre un enorme abanico de posibilidades en términos de automatización y optimización de procesos de negocio.
    
    
• Los "Print lists" son el resultado de reportes de SAP que pueden ser utilizados para analizar o sumarizar datos de negocio. Estos listados suelen consumir mucho tiempo y recursos del sistema tanto en su producción como en su utilización, pero son muy útiles desde el punto de vista de recuperación en el tiempo de los datos de negocio antes de hacer cambios de versión, cierre de períodos o archivado de datos. Junto con estos listados se pueden producir archivos de índice, utilizados para acelerar las búsquedas y localizaciones de los datos contenidos. Tanto el listado como el fichero de índice pueden ser almacenados de forma permanente y segura en OLASServer y posteriormente ser consultados por las transacciones de SAP, liberando al sistema de los costosos procesos de almacenamiento y búsqueda de datos.
  
  
• La gestión del ciclo de vida de la información en SAP requiere archivado de datos, manejo de los periodos de retención y la localización inmediata de los datos para cumplir las normativas locales respecto a estos procesos. Todas estas tareas pueden ser llevadas a cabo con la ayuda de OLASServer como valor añadido para el archivado de datos, haciéndolo posible sobre discos normales, medios ópticos, etc.
  
  Combinando el almacenamiento de documentos de negocio, "print list" y el archivado de datos se abre de forma exponencial las posibilidades de acceso y disponibilidad a la información de negocio histórica.

OLASWeb puede ser utilizado junto con OLASLink for SAP para acceder a los documentos almacenados en OLASServer que están unidos a los datos transaccionales de SAP.

Si desea poder buscar y categorizar datos de SAP a través de OLASWeb es posible utilizar "ABAP extractors" que permiten extraer cierta información de SAP a ficheros XML para ser importados más tarde en OLASWeb.

También es posible añadir documentos en OLASWeb y que éstos datos arranque un workflow específico en SAP. En cualquiera de estos escenarios, los documentos almacenados únicamente residen en OLASserver.